Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format nach den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erstellt und versendet wird. Die Rechnung besteht aus einem XML-Datensatz, der automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Damit unterscheidet sich die E-Rechnung von herkömmlichen digitalen Formaten, wie beispielsweise PDF-Rechnungen.
E-Rechnungen einfach erklärt: Ihre Vorteile im Überblick
Die Pflicht zum Senden und zum Empfangen von elektronischen Rechnungen wird im Wachstumschancengesetz geregelt. Unternehmen werden verpflichtet untereinander E-Rechnungen auszutauschen. Die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Papierrechnungen und Rechnungen in Formaten, die nicht der Norm entsprechen, dürfen nur noch bis Ende 2027 ausgetauscht werden und verlieren dann ihren offiziellen Belegcharakter im B2B-Bereich.
Um Umsatzsteuerbetrug vorzubeugen, müssen die Rechnungsdaten zukünftig zudem über ein Meldesystem beim Rechnungsversand auch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Die Einführung steht noch aus und wird voraussichtlich zwischen 2028 und 2030 stattfinden.
Die Pflicht zum Senden und zum Senden und zum Empfangen elektronischer Rechnungen bringt weitere Herausforderungen mit sich:
· Die rechtskonforme (GoBD / HGB) Aufbewahrung und Archivierung dateibasierter Rechnungen.
· Das automatisierte Erstellen bzw. Konvertieren von Ausgangsrechnungen in echte digitale Formate.
· Das sichere Versenden und Empfangen sowie die Übermittlung der Transaktionsdaten.
· Das automatisierte Verarbeiten von elektronischen Rechnungen.
· Steigerung der Prozesseffizienz durch die Nutzung von E-Rechnungen.
· Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht schnelleren Durchlauf.
· Kosteneinsparung durch Reduzierung des Papierverbrauchs.
· Beschleunigung des Rechnungsversands durch digitale Übermittlung.
· Verbesserung der Compliance und Nachvollziehbarkeit durch standardisiertes Format und Archivierung.
· Fördert die Digitalisierung im Unternehmen.
· Leistet einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und hilft dabei CO2 einzusparen.
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