In Kurzfassung: Jeder Druck muss freigegeben werden. Printmanagement-Software wird auf dem Printserver installiert und steuert die Freigabe der Drucke, ermöglicht deren Abrechnung je Kostenstelle, Abteilung oder Projekt. Das spart beispielsweise Kosten. Print Management ist auf der Grundlage des Berechtigungskonzeptes auch datenschutzkonform. Jeder trägt die Sorgfaltspflicht für seine Ausdrucke.
Wenn Drucken zur sicheren Nebensache wird
Im Vordergrund stehen Pull-Printing und sicherer Druck durch Authentifizierung. Druckprozesse werden sicherer, die Druckkosten transparenter. Reports erleichtern Admin und Controlling, das Druckverhalten seines Unternehmens zu analysieren und Verbesserungen umzusetzen. Ist der Toner bald leer, das Papier alle? Darüber erhält der Admin automatisiert den Überblick. Treten Störungen auf, wird dieser automatisch informiert. Zudem können Rechte für Personengruppen oder Dokumententypen vergeben werden.
Dokumente werden erst nach Authentifizierung am Multifunktionsgerät gedruckt – bequem per RFID-Karte oder Login. Weiterer Vorteil: Sie können Drucke an jedem im Netzwerk befindlichen Drucker abholen, ohne vorher das Zielgerät definiert zu haben. Betriebsfremde Personen können also nicht unbemerkt den Kopierer nutzen.
Zum Beispiel von farbig auf schwarz/weiß oder doppelseitigen Druck. Wenn Sie Dokumente oder Formulare öfter benötigen, können sie diese auf dem Printserver speichern und ausdrucken, wann und wie oft Sie es wünschen.
Drucksachen beinhalten oft personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen, die nicht in die Hände Unbefugter gelangen dürfen. Deshalb werden vor allem Lösungen zur Authentifizierung am Drucker wichtiger.
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